請求管理ロボなら請求にまつわるあらゆる業務をワンストップで行える
最初に請求管理ロボの概要についてお聞かせください。
「請求管理ロボ」は、請求業務に必要な機能をワンストップで提供するクラウドサービスです。一般的な請求書発行ツールの対応する業務領域は請求書の発行・送付のみですが、請求管理ロボは売掛金や未入金を回収するための入金管理・債権管理機能を搭載。決済（集金）、入金消込、未入金の催促といった負担の大きい業務も自動化することで、請求から決済、回収にかかるコストを大幅に削減できます。
請求書の発行・送付、入金消込の煩雑さから解放され、自動集金の仕組み化、迅速な入金催促により回収率が向上できるクラウドサービス。図：ROBOT PAYMENT提供
処理対象となる請求・入金データが月々100件を超えるようであれば、本サービスのメリットを特に実感いただけると思います。2015年のサービス提供開始以降、約700社に導入され、「丸2日かかっていた請求業務を、3時間未満で終えられるようになった」（株式会社KDDIウェブコミュニケーションズ）、「デリバリー業務による毎日の集金を自動で入金消込できるので、月60時間分の作業を8割削減できた」（合同会社YUM JAM）などの評価をいただいております。つまりは、バックオフィス業務の効率化により生産性を向上できたことになりますので、人手不足の解消にも貢献できていると考えています。
請求管理ロボならではの強み、ユーザーの方々から特に好評を得ているのはどのような部分でしょうか。
まず、複数の営業支援システム（SFA）や顧客管理システム（CRM）、会計システムとのデータ連携が可能な点です。まずは、売上から請求、会計までのシステムをシームレスに繋ぐことで、請求関連業務のために複数の部署間で発生していたやり取りをシンプルに一本化できます。加えて、決済や入金の結果も自動的に反映されるので、入力や入金確認の手間も減り業務の効率化を図りやすくなります。
たとえばスマートニュース株式会社様の場合は、「事業部単位で独立した管理ができるため部署間でのやり取りが大幅に削減され、機動的に動けるようになった」「作業のストレスや請求漏れ、金額間違いといった属人的なミスが減った」「未収企業が可視化されることで催促業務をスムーズに行えるようになり、内部統制が担保できた」と、効果を実感していただけました。
取引先ごとの支払いサイクルに合わせた請求書発行と送付業務を継続的に行えることと、クレジットカードや口座振替といった複数の決済・集金手段をクラウド上で管理できることも強みのひとつです。取引先のニーズに応じて決済方法を選んでいただけるため、販売や売上アップの機会を損なわずに済むとのお声をいただいております。
図：ROBOT PAYMENT提供
図：ROBOT PAYMENT提供
近年ではB2Bの取引における決済手段にクレジットカードを利用するケースが増えています。与信管理の必要性がなくなることに加え、売掛金の回収率を上げられる点でメリットがあります。
2007年の設立以来、全国で約2,000以上の法人や医療機関などに向けたPR支援を行ってきた株式会社Enjin様の場合、クレジットカード決済を活用することで、請求業務におけるアナログ作業と未収率が大幅に削減できました。請求管理ロボが自動で入金消込や催促を行うため、請求先への対応時間や労力が減ってコア業務に注力していただけるようになりました。
B2Bビジネスを手掛ける我々自身も身をもって実感しているのですが、未入金の催促・回収業務は本当に骨の折れる作業です。こういった業務課題を一つひとつ解決していくことで企業のみなさんに喜んでいただき、本来の業務に集中しやすい環境づくりに役立てていただくことは、請求管理ロボの開発時に描いた目標のひとつでもあります。
バックオフィス業務の効率化で事業の成長を妨げる業務負荷と人手不足を解消
どのような目的で請求管理ロボの導入を検討される声が多いのでしょうか。また、得られるメリットや課題解決の事例についても教えてください。
サービスの提供開始以来、特に多いと感じるのは、「バックオフィスの業務を効率化して生産性を上げたい」「企業の成長にともなう人手不足を解消したい」という声です。具体的には、「事業が成長してきて人手が足りなくなってきた」「新規事業を立ち上げたいけれどバックオフィスの人材を増やす予算がない」といった内容になります。やはり、これまで請求業務に割いていた人的リソースを収益活動にシフトできる環境に整えることは、企業の成長や新しい価値創造に不可欠な要素です。たとえば営業担当者は営業活動や顧客リレーションの構築に注力し、経理担当者はDXや経営分析などの業務を推進。そして経営陣はキャッシュフローの可視化による攻めの戦略を実行する。こうして経営をドライブする動きが取れるようになったことで、次の事業をスピーディーに立ち上げることができた、というような事例は多いです。
図：ROBOT PAYMENT提供
SFA/CRMサービスの提供を通じて営業イノベーション事業を行うソフトブレーン株式会社様のケースでは、新規事業の請求管理が人手を割かずに運用できるようになったことで、新たな市場の開拓や成長戦略に尽力していただけるようになりました。また、組織の生産性向上のためのコンサルティング事業を行う株式会社識学様の場合、請求管理ロボの導入によって「会社規模が拡大しても管理部門のリソースはそのままで、上場に堪えうる管理体制の構築および統制を強化する」という課題を解決されました。
ここ数年のトレンドで多く見られたのは、インボイス制度や電子帳簿保存法対応、コロナ禍におけるリモートワークの推進を目的とするケースですね。また、事業規模の大きな企業様に、一社単月10万件規模の請求書を処理できる「請求管理ロボ for Enterprise」を選んでいただく機会も増えています。IP制限で外部からのアクセスを防止するなどセキュリティ体制にも力を入れているため、その安全性もメリットととらえていただけたのではないか思います。
手厚いサポート体制でシステム導入にまつわる不安を解消
株式会社ROBOT PAYMENT取締役 川本圭祐氏
既存のクラウドシステムでは「導入しても使いこなせない」という声も聞きます。請求管理ロボの運用を軌道に乗せるにはどのくらい時間がかかるものですか。
弊社の場合はキックオフから3カ月に渡って導入支援を行っており、基本的には3カ月程度でオンボーディングが完了するように支援させていただいています。やはり「ツールを入れたけれど使いこなせない」という事例はSaaS業界では多く、請求管理ロボを展開した当初も、使いこなせないという理由で解約に至るケースが多々ありました。その課題を解決するため立ち上げたのが、カスタマーサクセスチームです。カスタマーサクセスチームは、キックオフミーティングを皮切りに、使い方のレクチャーやテスト運用など、運用を軌道に乗せるためのサポートを行うほか、各企業様に合った運用方法の提案もさせていただいております。必要なデータをインポートするための簡易的なツールや、サポート支援がありますのでご安心ください。どのような情報が必要かは事前に告知もいたします。基本的には顧客情報や売上データ等の請求書に欠かせない情報さえあれば大丈夫です。一般的な請求書のフォーマットに限らず、顧客や取引先、製品に合わせてフォーマットをカスタマイズすることも可能です。
慣れるまでは大変かもしれませんが、軌道に乗れば確実に請求業務の労力が減らせます。営業支援システムの開発・販売を行う株式会社コンベックス様からも「一度入力してしまえば、請求書発行作業を手間なく自動でやってもらえるのでとても便利。疑問が出ればすぐにサポートしてもらえることもあり、問題なくサービス運用を進められている」という声をいただいております。
お客様がきちんとオンボーディングできたことを確認したら、その後のご相談やアフターフォローはカスタマーサポートデスクが対応しますので、導入支援が終わった後もご安心ください。当社のサポートは同様の他社サービスと比べても、手厚いと思います。
活用のステップとしては、まず請求管理ロボを使って請求書業務のDXを図り、手作業によるミスをなくしていく。その後、システム運用がある程度軌道に乗ってきたら、請求書業務や催促・回収業務を担当していた方々の工数を現在手掛けている別の事業に回し、収益や生産性の向上を目指していく、という流れで運用されるケースが多いです。
DX推進にともなう社内業務や働き方の見直しがビジネスの成長を促す
最後にバックオフィスのDXを検討されている経営者の方々にメッセージをお願いします。
DX推進を通じてビジネスを成長させるためには、目先の業務の改善だけでなく、「今後のビジネス展開に必要な人材をどう集めるか」、「今いる人材にどう働いてもらうか」を考えることが大切だと思います。たとえば少人数で事業を展開するスタートアップ企業や中小企業などでは、一人の人材が複数の業務を行うケースも多く、負荷がかかりがちです。そういった課題の解決においても、バックオフィス業務のDX推進は大変有意義だと思うのです。
請求管理ロボのビジョンは、代金回収に革新をもたらし、新しいビジネスの扉を開くこと。その実現のために、請求書に決済の機能を付加し、売掛金が自動回収される仕組みを提供しています。今後も請求業務を徹底的にカバーし、お客様からフィードバックをいただきながら、サービスを拡張していきたいと思います。
同時に、「決済『＋α』で世の中の課題を解決する」という弊社全体のブランドアイデンティティを実現していくことも目標です。代金を回収する側はもちろん、支払いをする側のニーズや利便性も考慮しながら、決済に関わるソリューションを次々に展開していきたいと思っています。
まずは社内の業務を見直し、DXの観点で業務整理ができないか、考えてみてください。請求管理に限らず、システム化した方が良い業務がないか洗い出し、働き方を見直すことは、企業の変革や成長への大きな一歩につながっていくはずです。
「請求管理ロボ」のお支払いは、特典のご用意もあるアメリカン・エキスプレスのビジネス・カードをご利用ください。
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※優待プランの適用には、こちらのサイトからのお申し込みが必要です
■プロフィール
川本 圭祐（かわもと・けいすけ）
株式会社ROBOT PAYMENT取締役
2006年入社、営業、カスタマーサポート、開発責任者等を経験し、2014年に執行役員就任。2020年より管理管掌取締役に就任、現在は事業全般を管轄し、特に顧客への提供価値最大化を通じた売上拡大等を推進している。
株式会社ROBOT PAYMENT（外部リンクに移動します）
■スタッフクレジット
取材・文：松島佑実 編集：日経BPコンサルティング