Als ondernemer weet je dat boekhouding meer is dan de administratie en afhandeling van facturen. Een correcte boekhouding levert je een overzicht van de totale bedrijfskosten op en geeft je inzicht in de financiële positie van je bedrijf. Kortom: cruciale informatie voor je zakelijke beslissingen! In dit artikel ontdek je hoe je kunt voorkomen dat je in vijf notoire boekhoudvalkuilen trapt.
1. Onbeveiligde data
Stel: iedereen binnen jouw bedrijf verwerkt voorbeeldig alle facturen en bonnetjes. Dat is een goed begin, maar voor een waterdichte boekhouding heb je tevens een veilige data-oplossing voor financiële gegevens nodig. Zo voorkom je dat belangrijke financiële data verloren gaat wanneer er een laptop crasht, of bij cyberaanvallen of virussen.
Met een online, cloudbased boekhoudsysteem worden je financiële gegevens niet op één computer opgeslagen, maar worden ze bewaard en beveiligd op een externe server. Een bijkomend voordeel van een dergelijke softwareoplossing is dat je, mits je een internetverbinding hebt, altijd, overal en vanaf al je apparaten je boekhouding kunt inzien en bijwerken. Er zijn allerlei softwarepakketten beschikbaar voor bedrijven van elke omvang. Op diverse websites worden verschillende online boekhoudprogramma’s vergeleken en beoordeeld, bijvoorbeeld op Business Insider en ZZP Daily.
2. Late betalingen
Facturen betaal je natuurlijk altijd op tijd - zo voorkom je extra kosten voor achterstallige betalingen. Maar dat is niet de enige reden om facturen voor de vervaldatum te voldoen. Te laat betalen kan de relatie met je leveranciers en zakenpartners immers negatief beïnvloeden.
Nog belangrijker is je eigen debiteurenbeheer. Je wilt tenslotte niet dat je geld onnodig lang blijft hangen in openstaande facturen. Maak daarom heldere afspraken wanneer er uiterlijk moet worden betaald en vermeldt dit op je factuur. Goed om te weten: vanaf 1 juli 2022 moeten grote bedrijven rekeningen van mkb-leveranciers binnen dertig dagen betalen. Met een goed functionerend aanmaningsproces, al dan niet geautomatiseerd via boekhoudsoftware, kun je makkelijk late betalingen opsporen en ervoor zorgen dat facturen alsnog worden betaald. Zo kan jij het geld weer sneller inzetten voor je bedrijf.
3. Te weinig oog voor deadlines van de Belastingdienst
Dien je je btw-aangifte te laat in of betaal je je belastingen te laat? Dan levert je dat een naheffingsaanslag en een boete op. In sommige gevallen kun je als ondernemer vragen om uitstel voor het doen van aangifte of om uitstel van betaling, maar in alle andere gevallen zul je je aan de uiterste datum moeten houden. Laat je dus niet verrassen door een deadline van de Belastingdienst en zorg voor voldoende doorlooptijd. Je kunt bij je medewerkers aangeven dat dit een prioriteit is of taken uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Tevens kan het automatiseren van processen en gebruikmaken van boekhoudsoftware helpen om het makkelijker te maken.
4. Incorrecte facturen
In facturen kunnen soms foutjes sluipen en die kunnen je geld kosten. Bij onvolledige of incorrecte facturen kunnen jij en je klant namelijk geen gebruik maken van de btw-aftrek. Controleer daarom elke factuur, zowel de facturen die je zelf opstelt als de facturen die je van leveranciers en zakenpartners ontvangt.
Op een factuur horen in elk geval de volgende gegevens te staan:
- Naam en adres (leverancier en afnemer)
- Btw-identificatienummer
- Btw-tarief en het btw-bedrag
- Bedrag in- en exclusief btw
- KVK-nummer
- Factuurdatum en factuurnummer
- Datum van levering
- Beschrijving van geleverde goederen of diensten
- Hoeveelheid in rekening gebrachte goederen of uren
Op de website van de Belastingdienst vind je alle eisen die aan facturen worden gesteld. Voorbeelden van facturen die aan deze eisen voldoen, zoals deze voorbeeldfactuur van de Kamer van Koophandel, zijn te vinden op diverse websites voor ondernemers.
5. Vermenging van privé- en zakelijke uitgaven
Betaal je wel eens zakelijke aankopen vanaf je privérekening? En andersom, reken je privé-aankopen soms af met je zakelijke betaalpas? Geen goed idee - zakelijke en privé-uitgaven moet je altijd duidelijk scheiden. Dit is niet alleen handig voor het overzicht op je kosten, het is ook belangrijk omdat alleen zakelijke kosten fiscaal aftrekbaar zijn.
Een zakelijke kaart van American Express® biedt hiervoor een ideale oplossing. Door gebruik te maken van een Business Card voor je bedrijfskosten, houd je zakelijke en persoonlijke uitgaven gemakkelijk uit elkaar. Op die manier voorkom je onnodig uitzoekwerk en verwarring. Ontdek hier nog meer voordelen van American Express Business Cards.